Tugas Manajemen Perkantoran ( Silvy T Sambuaga, SE.,MSI )

Penataan Tata Ruang Kantor

 

1. Pengertian Tata Ruang Kantor adalah pengaturan dan penataan yang se efisien mungkin letak perlengkapan dan perabot kantor di dalam ruang dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya bagi setiap karyawan. Masalah efisiensi pemanfaatan ruang dan lantai tempat kerja tersebut tidak dapat dipisahkan dari letak susunan ruangan atau unit kerja lainnya dari seluruh bagian. 

 Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

• Menurut DRS. THE LIANG GIE mengatakan “ Tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para kayawan.
• Menurut LITLEFELD & PETERSON mengatakan “office layout may be defined as the arrangment of furniture and equipment within available flour space” ( tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia )
• Menurut GEORGE TERRY mengatakan “ Tata ruang kantor adalah penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
• Menurut IDA NURAIDA mengatakan ” Tata ruang kantor adalah pengatur ruang kantor beserta alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruang kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai.
• Menurut QUIBLE mengatakan ” Bahwa tata ruang kantor menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawainya.
  Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa TATA RUANG KANTOR adalah penyiapan atau penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada didalam suatu kantor.

  DRS. THE LIANG GIE mengungkapkan bahwa tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membatu meningkatkan produktivitas para pekerja. Selain itu, pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan beberapa keuntungan, diantara sebagai berikut.

  1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai untuk berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
  2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan.
  3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu ruang tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.   
      ASAS DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR 
     Asas-asas Tata Ruang Kantor Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang kantor yang baik. Keenam asas ada baiknya bisa saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keenam assa tersebut adalah sebagai berikut.
      
     

     1. Asas jarak terpendek

     Tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan penyusunan tempat kerja pegawai, dan penempatan alat-alat kerja, harus menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Jarak terpendek adalah garis lurus yang menghubungkan dua buah titik. Contohnnya, penataan letak meja-meja dengan jarak antarmeja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antarpegawai dapat lebih cepat. Jarak antarmeja yang jauh membutuhkn beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain. Hal tersebut akan berbeda dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar. Tentu saja jarak yang tidak terlalu jauh akan lebih efisien.

     2. Asas rangkaian kerja

     Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Asas jarak terpendek tercapai jika para pegawai atau alat-alat ditaruh berdekatan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Oleh karena itu, asas ini menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.

     3. Asas penggunaan seluruh ruangan

     Suatu ruangan yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja ( ruang datar ), tetapi juga ruang yang vertikal ke atas maupun kebawah. Jadi, semua ruang dimanfaatkan penggunaannya. Ruang kosong yang tidak digunakan berakibat pada pemborosan dan ketidakefisienan.

     4. Asas integrasi kegiatan

     Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan. Contohnya, dalam ruang rapat, peralatan yang ada haruslah peralatan yang fungsinya untuk membantu terselenggaranya kegiatan rapat dengan baik.

     5. Asas perubahan susunan tempat kerja

     Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atu disusun kembali dengan tingkat kesukaran dan pengeluaran biaya yang seminim mungkin.

     6. Asas keamanan dan kepuasan pegawai

     Faktor keamanan, kenyamanan, dan kepuasan pegawai juga harus diperhatikan.

     2. Tujuan Tata Ruang Kantor

     Secara umum, tujuan dari penataan tata ruang kantor yang dikemukakan oleh DRS. THE LIANG GIE adalah sebagai berikut.

     • Proses pengerjaan aktivitas kantor dapat dilakukan dengan jarak yang sependek mungkin.
     • Rangkaian akivitas tata usaha dapat berjalan dengan lancar
     • Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
     • Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung memuaskan
     • Seluruh ruang dapat dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
     • Pihak luar yang mengunjungi kantor akan mendapat kesan yang baik tentang perusahaan tersebut.
     • Susunan tempat kerja dapat dipegunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu jika diperlukan

     Sementara itu, Geoffrey Mills dan Oliver Standingford, dua orang ahli administrasi dari inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah sebagai berikut.

     • Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
     • Setiap ruangan dipergunakan sehingga menghasilkan manfaat yang besar
     • Penyediaan kondisi kerja yang baik bagi setiap pegawai
     • Memudahkan pengawasan untuk melihat proses kerja yang dilakukan pegawai
     • Meningkatkan rasa kesatuan dan loyalitas pada kelompok kerja
     • Memperlancar komunikai dan arus kerja
     • Memisahkan ruangan agar jauh dari pelaksanaan kerja yang gaduh dan dapat mengganggu konsentrasi
     • Menghindari terjadinya saling ganggu antar pegawai
     • Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya pengadaan listrik dan telepon.
     • Memberikan keamanan
       TIPS MENATA RUANG KANTOR 

       1. Tinggalkan Ciri Kaku Korporat

       design-milk.com
       Bisnis baru di era milenial bisa memberikan kamu kesempatan untuk menonjolkan ciri khas diri sebagai pemilik usaha yang kreatif. Lupakan meja kerja yang berat dan kaku, warna-warna ala kayu yang konvensional, hingga pajangan profesional yang sudah sering terlihat di perkantoran manapun.
       Sebaliknya, munculkan jati diri kamu sebagai pemilik usaha baru sesuai dengan batasan dan norma tertentu. Pilih furnitur bergaya kasual jika memungkinkan atau susun ruangan kantor dengan konsep terbuka yang lenggang.
       

       2. Manfaatkan Ruangan Kantor Secara Optimal

       pinterest.com
       Bisnis baru mungkin identik dengan aktivitas kantor yang belum begitu padat. Tetapi bukan berarti kamu boleh  mendesain ruangan kantor tanpa strategi yang tepat. Ruang kantor adalah salah satu biaya atau pengeluaran terbesar perusahaan, jadi mengoptimalkan desain yang tepat sejak dini adalah taktik yang jitu untuk ruangan kantor yang bisa digunakan hingga lama.
       Cara terbaik dalam mengoptimalkan ruangan kantor usaha barumu adalah dengan menciptakan ruang kerja yang fungsional, misalnya kubikel atau meja kantor yang tersusun secara efisien. Pisahkan juga ruangan kantor khusus untuk kegiatan dokumen misalnya mesin fotokopi dan alat-alat kantor.
       

       3. Maksimalkan Fungsi Storage

       Seiring waktu berjalan, ruangan kantor dari usaha barumu akan mulai dipenuhi dengan tumpukan dokumen, kertas dan arsip yang sangat mengganggu. Selain harus menumbuhkan etos kerja yang rapi seperti rajin merapikan dokumen setiap hari atau mencoba tips kantor yang paperless, optimalkan juga penataan storage yang tepat.
       treehugger.com
       Jika kamu memprediksi pertumbuhan dokumen yang pesat di ruangan kantor barumu, coba untuk mencari alternatif seperti  menyediakan ruangan arsip dengan sekat ruangan khusus dibandingkan dengan  membeli  lemari arsip secara terpisah. Prinsipnya, fokus pada tata cara dokumentasi dan sistem arsip sejak dini, ruangan kantor tetap aman dan rapi bebas dari tumpukan kertas tak berguna.
       

       4. Dekorasi Yang Memicu Produktivitas

       design-milk.com
       Percaya atau tidak, dekorasi ruangan kantor yang tepat akan bisa memicu tingkat produktivitas usaha barumu loh. Selain dekorasi dinding berupa poster kanvas dengan kata-kata motivasi di ruangan kantormu, perhatikan juga elemen ruangan kantor berikut ini yang vital untuk produktivitas sehari-hari.
       Penerangan kantor yang baik bukan saja penting untuk memastikan kesehatan mata tetapi juga supaya menghindari karyawan yang mengeluh kelelahan, sakit kepala, hingga depresi.
       Selain itu, suhu ruangan kantor sangat menentukan mood kerja dan juga produktivitas karyawan. Usahakan untuk menghadirkan ruangan kantor dengan suhu yang tidak terlalu dingin dan cenderung mendekati suhu kamar normal untuk tingkat produktivitas tinggi.
       design-milk.com
       Menyediakan aromaterapi di ruangan dengan wangi tertentu juga bisa dicoba. Walaupun tidak mutlak, ada beberapa tips aromaterapi yang berkaitan dengan produktivitas, misalnya bau pinus untuk meningkatkan kewaspadaan, kayu manis untuk mempertajam fokus hingga lavender untuk menghindari stres saat bekerja. Pastikan sistem saluran udara dan ventilasi kantor baru sudah memadai dan sempurna.
       

       5. Buat Ruangan Senyaman Mungkin

       design-milk.com
       Pemilik bisnis baru pasti akan banyak berkonsentrasi pada ruangan baru di kantor. Jadi tidak ada salahnya menciptakan ruangan kantor baru dengan tambahan karpet yang lembut, dekorasi dinding yang atraktif, hingga tirai jendela yang lembut. Peletakan tanaman juga bisa menjadi sarana pelepas stres saat kamu lelah bekerja seharian di ruangan kantor barumu.
       
       

       6. Bermain Warna Di Dinding

       Ruangan kantor yang ideal akan menjadi refleksi dari karakter dan ciri khas bisnis milikmu. Salah satu cara untuk menata ruangan kantor yang paling mudah untuk menyampaikan identitas bisnis barumu adalah dengan permainan kontras warna yang menarik.
       decoist.com
       Warna ruangan kantor netral misalnya putih, krim atau abu-abu bisa menjadi ciri khas usaha yang konservatif seperti perbankan atau jasa konsultasi legal. Sedangkan untuk ruangan kantor yang bersifat kreatif, kamu bisa mencoba warna-warna yang lebih hangat hingga ceria untuk menunjukkan sisi spontanis dari usaha barumu, seperti pada kantor Google. Jadi, ingat kalau kamu punya pilihan untuk menata ruang kantor barumu dengan pilihan cat yang serba ekspresif.
       Bahkan, permainan warna juga bisa kamu sematkan dalam bentuk logo, nama perusahaan barumu hanya dengan menggunakan warna cat yang berbeda. Menarik bukan?
       

       7. Lighting yang Pas

       decoist.com
       Tidak bisa banyak merubah susunan ruangan kantor? Ada cara dekorasi praktis dengan kesan dramatis yang efektif yaitu instalasi lampu atau lighting dengan desain yang unik dan menarik.
       Karena posisi lampu tergantung di langit-langit, otomatis kinerja kamu di ruangan kantor tidak akan sangat terganggu. Tetapi dari segi desain, ada kesan estetik yang bisa dimunculkan tanpa banyak mengubah tatanan ruangan kantor.
       

       8. Posisi, Tata Letak, dan Desain Ruangan Kantor

       design-milk.com
       Punya kebebasan menata ruangan kantor sejak dini berarti kamu punya kreativitas dalam meletakkan furnitur secara pas. Posisikan seluruh kinerja kantor yang paling seimbang, misalnya lemari arsip yang tidak terlalu tinggi, standar meja dan kursi duduk yang paling ideal, ruang pantry yang tidak terlalu jauh, hingga ruang tamu yang paling ideal dan ruang meeting yang memberikan privasi.
       

       9. Cari Furnitur Dengan Fleksibilitas Tinggi

       design-milk.com
       Saat memiliki ruangan kantor baru, otomatis yang terpikir adalah furnitur berat ala perkantoran sebagai isinya. Khusus untuk bisnis baru, ada baiknya kalian mempertimbangkan untuk membeli furnitur yang lebih fleksibel.
       Cara terbaik untuk memilih furnitur untuk ruangan kantor baru adalah dengan  membeli secara terpisah dan tidak sekaligus satu set. Tidak ada salahnya jika kamu membeli meja kantor, lalu menggunakan lemari arsip geser yang bisa kamu pindahkan sesuai dengan kebutuhan ekspansi perusahaan nantinya.
       

       10. Investasi Pada Furnitur Ergonomis

       design-milk.com
       Ada beberapa furnitur ruangan kantor yang tidak boleh diabaikan sejak awal. Pilih furnitur utama yang selalu mendukung kegiatan kantor sehari-hari seperti kursi kantor yang ergonomis. Ini adalah investasi dari usaha baru kamu yang pasti akan menguntungkan secara jangka panjang.
       

       ---

       Sekarang apa kamu sudah siap mendesain ruangan kantormu? Kalau ragu, jangan takut untuk meminta bantuan jasa interior profesional, seperti dekoruma, untuk membantumu.
       
       
       
       Kelompok 2
       

       1. Sarah Runtuwarouw
       2. Sherina Pesik
       3. Praytha Supit
       4. Vonny Kowel
       5. Windy Weol