MANAJEMEN PERKANTORAN (Inka M. S. Tumengkol, S,Ikom, MM)

PSIKOLOGI LINGKUNGAN KANTOR

Lingkungan fisik di mana karyawan bekerja sering mempengaruhi produktivitas dan kepuasan kerja. Apabila karyawan tidak merasa nyaman terhadap lingkungan kerjanya, maka hal itu akan mempengaruhi produktivitas kerja dalam organisasi tersebut, yang apabila hal itu berlangsung lama akan menyebabkan banyak kerugian.

Lingkungan kantor mencakup berbagai faktor, di antaranya pencahayaan, skema warna, dan kondisi udara. Meningkatnya jumlah organisasi yang terus-menerus berkembang membuat sebagian organisasi mengembangkan gerakan lingkungan kantor hijau guna meningkatkan kenyamanan dan produktivitas karyawan dalam bekerja. Perkembangan yang lebih baru dalam gerakan kantor hijau meliputi pembuatan perabot kantor, karpet, bahan pelapis, dan cat dengan produk yang memancarkan non gas, serta menghindari penggunaan bahan kimia beracun.

Secara keseluruhan, gerakan kantor hijau adalah berkaitan dengan kualitas udara dalam ruangan, pengawetan energi, dan pengurangan limbah dan sumber daya alam. Ada beberapa teknik yang digunakan untuk memfasilitasi gerakan kantor hijau yaitu:

·       Instalasi sensor cahaya yang secara otomatis menyesuaikan cahaya buatan yang disediakan untuk daerah tertentu, berdasarkan jumlah cahaya alami yang tersedia.

·       Instalasi sensor gerakan berbasis cahaya yang secara meredupkan lampu ketika penghuninya tidak ada.

·       Instalasi pemanasan zona kecil dan sistem pendingin udara.

·       Daur ulang air minum yang telah disaring, untuk digunakan di lapangan.

·       Menyesuaikan jumlah udara segar yang masuk ke dalam ruangan.

·       Instalasi bahan atap yang lebih memantulkan sinar matahari.

·       Memberikan stasiun pengisian BBM di area parkir untuk menampung karyawan yang mengendarai mobil listrik atau hibrida untuk bekerja.

·       Menggunakan mesin bertenaga listrik bukan bertenaga gas untuk memudahkan pemeliharaan.

·       Daur ulang kertas sebanyak mungkin.

·       Mematikan mesin-mesin kantor yang berhubungan langsung dengan listrik apabila telah selesai berkerja.

·       Mengganti peralatan kantor yang sudah tua dengan peralatan baru yang jauh lebih efektif.

DAMPAK LINGKUNGAN KANTOR PADA KARYAWAN

Setiap elemen dari lingkungan kantor dapat mempengaruhi karyawan kantor secara fisik dan psikologis. Ergonomi, studi tentang hubungan karyawan terhadap lingkungan fisik, sangat membantu dalam merancang sebuah lingkungan yang cocok. Ergonomi membantu memastikan bahwa tugas, alat dan peralatan yang digunakan dalam kinerja tugas, dan lingkungan di mana karyawan bekerja sesuai dengan kebutuhannya, upaya khusus harus diarahkan untuk memodifikasi faktor-faktor ergonomis atau elemen yang berdampak negatif pada karyawan.

Berikut adalah daftar saran yang dirancang untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dari sudut pandang ergonomi:

·      Desain pekerjaan harus sesuai dengan karyawan bukan memaksa karyawan untuk sesuai dengan pekerjaan.

·      Memberikan karyawan dengan posisi duduk yang nyaman.

·      Menjaga jarak nyaman dari monitor komputer, yaitu sekitar 20 inci.

·      Memaksimalkan kenyamanan karyawan dengan menyediakan peralatan yang disesuaikan.

Dengan mengintegrasikan beberapa disiplin, termasuk psikologi, fisiologi, sosiologi, dan teori-teori komunikasi ergonomi memberikan pedoman yang berguna untuk merancang lingkungan yang efektif. Integrasi dari berbagai disiplin ilmu membantu memastikan kesejahteraan karyawan dan kemampuan untuk memaksimalkan produktivitas dalam melaksanakan tugas-tugas pekerjaan yang didasarkan pada kemampuan mereka.

LINGKUNGAN KANTOR YANG SEHAT

Salah satu keprihatinan pada lingkungan kantor yang perlu mendapatkan perhatian adalah bagaimana mencari cara untuk menyediakan tempat kerja yang sehat bagi karyawan. Salah satu fenomena yang terjadi pada karyawan adalah banyaknya the sick building syndrome (sindrom sakit bangunan) yang dihasilkan dari kondisi lingkungan yang kurang menguntungkan. Sindrom ini menyerang karyawan dengan cara berikut: sakit kepala, pusing, kelelahan abnormal, mual, kesulitan bernapas, sakit tenggorokan, infeksi saluran pernapasan atas, batuk, kulit terkelupas, dan sebagainya.

Di antara polutan di lingkungan kantor yang dapat berkontribusi terhadap sindrom ini adalah sebagai berikut: manufaktur lem dan bahan perekat, pestisida yang disemprotkan di tempat, racun yang dipancarkan oleh karpet dan furnitur, asap, dan sebagainya. Di antara yang paling umum dari kondisi lingkungan yang menyebabkan hal tersebut adalah polusi udara dalam ruangan, termasuk barang-barang yang disebutkan sebelumnya, polusi suara, dan silaunya pencahayaan. Beberapa situasi yang dapat menghasilkan lingkungan kerja yang tidak sehat adalah sebagai berikut:

·      Cedera gerakan berulang pada karyawan yang melakukan tugas berulang-ulang dan berlangsung lama. Di antara cara-cara untuk mengatasi situasi ini yaitu misalnya menempatkan keyboard karyawan dan layar pada ketinggian yang sesuai.

·      Radiasi magnet listrik yang berasal dari terminal tampilan video (VDTs) yang dapat menyebabkan keguguran, kanker, cacat lahir, dan penyakit jantung. Di antara cara-cara untuk mengurangi masalah ini adalah sebagai berikut: memasang layar radiasi pada layar komputer dan mengatur jarak minimal 28 inci.

·      Polusi udara dalam ruangan yang sering terjadi pada penggunaan peralatan kantor, misalnya mesin fotokopi yang menghasilkan ozon.

·      Polusi kebisingan yang dihasilkan dari tingginya tingkat suara yang tidak diinginkan yang berasal dari percakapan, mesin dan peralatan, telepon.

·      Sistem pencahayaan juga harus diperhatikan di lingkungan kantor. Tujuannya adalah untuk memberikan karyawan dengan jenis cahaya yang tepat untuk tugas-tugas yang mereka lakukan. Salah satu masalah pencahayaan yang paling signifikan di kantor adalah silau, cahaya yang dipantulkan dari permukaan suatu benda.

PENCAHAYAAN

Pencahayaan dapat mempengaruhi karyawan baik secara fisik maupun psikologi. Secara fisik, tidak memadainya pencahayaan dapat meningkat kelelahan karyawan sebagai akibat dari ketegangan mata yang berlebihan. Secara psikologis, hasil pencahayaan yang tidak memadai dapat menyebabkan hilangnya semangat dan akhirnya menyebabkan penurunan kuantitas dan kualitas kinerja karyawan.

A.  Karakteristik Sistem Pencahayaan

Sistem pencahayaan harus memiliki karakteristik tertentu yang didefinisikan dengan baik, diantaranya dengan cara sebagai berikut:

1. mengukur efektivitas sistem pencahayaan.
2. mengukur kuantitas cahaya pada permukaan kerja.

Sistem pencahayaan terdiri dari beberapa jenis berikut:

·         Langsung. Dengan mengarahkan sekitar 90 hingga 100 persen dari pencahayaan ke bawah ke permukaan tempat kerja untuk meminimalkan cahaya yang tersebar.

·         Semi langsung. Dengan pencahayaan 60 sampai 90 persen dari cahaya diarahkan ke bawah.

·         Tidak langsung. Pencahayaan tidak langsung adalah sistem yang direkomendasikan untuk sebagian besar jenis tugas kantor. Dengan pencahayaan tidak langsung, 90 sampai 100 persen dari cahaya pertama diarahkan ke atas. Cahaya kemudian menjadi menyebar dan tercermin ke bawah ke area kerja.

·         Semi tidak langsung. Dengan pencahayaan setengah tidak langsung, 60 sampai 90 persen dari cahaya diarahkan ke atas dan kemudian tercermin ke bawah.

·         General Diffuse. Sistem pencahayaan ini mengarahkan 40 sampai 60 persen dari cahaya langsung ke permukaan kerja, dengan sisa cahaya yang dipantulkan ke bawah.

     3.   Jenis Pencahayaan

Empat jenis pencahayaan kantor yang umum digunakan adalah cahaya alami, neon, lampu pijar, dan pencahayaan debit intensitas tinggi.

·         Cahaya alami

Cahaya alami adalah sistem pencahayaan yang efisien. Selain efisiensi, cahaya alami sering memberikan keuntungan psikologis bagi karyawan. Namun, cahaya alami tidak mampu menembus sangat jauh ke daerah kerja. Pada hari-hari yang sangat terang, intensitas cahaya alami harus dikendalikan.

·         Lampu Fluorescent

Lampu fluorescent (lampu neon) terus menjadi jenis yang paling umum sumber cahaya di gedung-gedung perkantoran.

·         Lampu Pijar

Lampu pijar adalah jenis yang paling sering ditemukan di rumah. Hal ini juga dapat digunakan secara efektif di kantor, meskipun lampu neon umumnya dianggap sebagai lebih efisien. Lampu pijar menarik perhatian karena lebih hemat dan efektif dalam hal jumlah cahaya yang dihasilkan dalam kaitannya dengan energi yang dikonsumsi.

·         Lampu debit intensitas tinggi

Penggunaan lampu debit intensitas tinggi untuk menerangi area kantor merupakan cara yang cukup baru. Lampu ini pertama kali digunakan untuk penerangan jalan dan stadion, karena menyediakan sistem pencahayaan yang sangat efisien.

·         Lampu sistem kontrol otomatis

Lampu ini sekarang sudah mulai dipasang di kebanyakan kantor. Sistem ini memiliki dampak positif pada energi pelestarian untuk mengurangi pengeluaran pembelian dalam waktu yang relatif singkat. Beberapa sistem kontrol lampu otomatis memanfaatkan teknologi komputer. Pada waktu yang telah ditentukan, cahaya secara otomatis dihidupkan dan dimatikan.

WARNA

Warna adalah elemen lain dari lingkungan kantor yang berdampak signifikan pada manusia. Meskipun sebagian besar karyawan menyadari dampak fisik warna, banyak yang tidak menyadari dampak psikologisnya. Warna di kantor tidak hanya menyediakan nilai estetika, tetapi juga nilai fungsional.

A.Pertimbangan Warna

Di antara faktor-faktor penting yang harus dipertimbangkan dalam mengembangkan skema warna yang diinginkan adalah warna kombinasi, efek cahaya pada warna dan dampak dari warna.

        B.Kombinasi Warna

Menggabungkan warna primer dengan warna sekunder. Sebagai contoh, pencampuran merah dan kuning membuat oranye, warna tersier yang dibuat dengan menggabungkan dua bagian dari satu warna primer dan satu bagian lain warna dasar.

     C.  Efek Cahaya Pada Warna

Karena berbagai jenis cahaya buatan memiliki spektrum warna yang berbeda, sistem pencahayaan yang digunakan di kantor juga mungkin memiliki signifikan dalam spektrum. Untuk mengilustrasikan, lampu neon umumnya tidak akan meningkatkan merah dan oranye.

     D.  Dampak Warna

Warna cenderung menciptakan suasana hati. Warna biru, hijau dan ungu membuat suasana hati tenang serta warna merah, oranye dan kuning dapat menciptakan suasana hati yang hangat dan ceria, dll.

     E.  Penutup Lantai

Warna langit-langit adalah salah satu aspek dari skema warna di kantor. Warna penutup lantai juga penting. Meskipun ubin dan bentuk lantai lainnya masih banyak ditemukan, area kantor berkarpet pada kantor adalah yang lebih umum.

Di antara keuntungan menggunakan karpet sebagai penutup lantai adalah:

1.      Karpet berguna untuk mengontrol kebisingan.

2.      Karpet cenderung lebih murah dibandingkan jenis penutup lantai lainnya.

3.      Karpet bila dibandingkan dengan jenis penutup lantai lainnya, cenderung lebih nyaman dan mengurangi kelelahan bagi karyawan.

      F.   Penutup Dinding

Karpet juga dapat digunakan untuk menyerap kebisingan. Karpet yang digunakan pada dinding harus memiliki nilai serap yang tinggi. Karpet dengan dukungan busa tidak dianjurkan sebagai penutup dinding karena akan menimbulkan asap tebal ketika terbakar.

     G. Warna Furnitur

Ketika merencanakan sebuah skema warna untuk kantor, pertimbangan juga harus diberikan untuk warna furnitur. Sebuah tren yang muncul saat ini adalah memilih warna furnitur yang kontras dengan warna dinding. Praktek ini tidak hanya menyediakan fleksibilitas yang lebih besar dalam merancang skema warna tetapi juga membantu menghilangkan beberapa monoton karena memiliki warna yang sama.

MENGONTROL KEBISINGAN

Tingkat kebisingan di kantor merupakan faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan. Ketika kebisingan mencapai tingkat yang tidak diinginkan, kondisi fisik dan psikologis pada karyawan dapat terganggu. Desibel, ukuran unit suara, adalah perubahan terkecil dalam suara yang terdeteksi oleh telinga manusia. Suara samar yang dapat terdeteksi telinga manusia adalah nol desibel. Oleh karena itu, suara lain dengan intensitas yang lebih besar memiliki nilai desibel yang lebih tinggi dari nol. Tingkat desibel maksimum di kantor harus 90, sementara tingkat desibel 50 lebih disukai. Tingkat desibel 120 atau yang lebih tinggi dapat mengakibatkan gangguan pendengaran.

    A.  Pengendalian Kebisingan Kantor

Dari beberapa teknik yang tersedia untuk mengontrol kebisingan di kantor, penggunaan bahan penyerap suara dan perangkat yang dirancang untuk membuat tingkat kebisingan berkurang merupakan salah satu cara yang tepat.

     B.  Bahan Konstruksi

Jumlah yang signifikan terhadap kebisingan kantor dapat dikontrol dengan menggunakan teknik konstruksi bangunan yang efektif. Teknik konstruksi berikut ini direkomendasikan sebagai cara untuk menghilangkan suara yang tidak diinginkan:

·         Gunakan jendela dan pintu dengan segel yang benar.

·         Gunakan bahan konstruksi yang dapat meminimalkan suara dan getaran yang akan terjadi.

BAHAN PENYERAP SUARA

Banyak bahan penyerap suara yang cocok untuk penggunaan kantor yang tersedia saat ini. Sebagian besar bahan penyerap tersebut digunakan sebagai penyerap yang meliputi dinding, jendela dan lantai. Bahan peredam suara yang lembut, bahan berpori seperti gabus dan karpet adalah yang paling dibutuhkan saat ini. Penyerap suara yang paling efisien adalah penutup lantai berkarpet. Karena media ini dapat mempengaruhi peralatan kantor, maka harus selalu dikontrol dengan menempatkan kabel tembaga di bawah karpet. Untuk hasil yang maksimal, bahan yang digunakan untuk mengontrol kebisingan harus memiliki tiga karakteristik atau kualitas:

·         Penyerapan: sejauh mana kebisingan dapat diserap. Penyerapan diukur oleh koefisien pengurangan kebisingan.

·         Refleksi: sejauh mana suara tidak diserap oleh berbagai bahan melainkan dikirim kembali ke luar angkasa.

·         Isolasi: sejauh mana bahan pencegah suara dapat melewatinya.

    A.      Perangkat Penyerap Suara

Perangkat penyerap suara merupakan bahan yang sering digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan kebisingan kantor. Bahan penyerap suara dapat ditempatkan di beberapa jenis mesin kantor. Perangkat lain yang digunakan di banyak kantor adalah penyerap suara tertutup yang ditempatkan di atas mesin, seperti mesin tik printer.

    B.  Pengendalian Kebisingan di Kantor Menggunakan Perencanaan Ruang Terbuka

Perencanaan ruang terbuka memberikan tantangan khusus untuk mengontrol kebisingan. Jumlah yang lebih besar dari bahan penyerap suara mungkin harus digunakan karena sebagian besar dinding permanen dieliminasi pada saat perencanaan ruang terbuka yang digunakan.

PENGKONDISIAN UDARA

     A.  Suhu Udara

Keseimbangan suhu udara terjadi ketika tingkat kelembaban berada dalam kisaran yang tepat, suhu kerja yang ideal di kantor adalah 68 derajat fahrenheit. Untuk menghemat energi, suhu harus diturunkan beberapa derajat di musim dingin dan menaikkan beberapa derajat di musim panas.

      B.Tingkat kelembaban udara

Untuk kenyamanan maksimal, tingkat kelembaban kantor harus berkisar antara 40 dan 60 persen, dengan tingkat kelembaban optimal sekitar 50 persen. Tingkat kelembaban berdampak pada tingkat suhu. Jika tingkat kelembaban berada dalam kisaran yang telah direkomendasikan, suhu kantor dapat diturunkan di musim dingin dan dinaikkan di musim panas sesuai dengan kenyamanan, dan sebaliknya.

     C.  Sirkulasi Udara

Udara di wilayah kerja, di mana banyak peralatan kerja yang menghasilkan penumpukan panas, harus benar-benar diperhatikan sirkulasinya jika kualitasnya ingin dipertahankan. Tanpa sirkulasi udara, suhu udara yang mengelilingi individu cenderung meningkat, yang mengakibatkan ketidaknyamanan.

      D.    Kebersihan udara

Perangkat yang dirancang untuk membersihkan udara sekarang sedang di instal di gedung-gedung perkantoran. Perangkat ini membersihkan udara dari kuman, debu, dan kotoran. Kebersihan udara menjadi perhatian yang lebih besar. Salah satu perangkat pembersih udara yaitu lampu ultraviolet yang berguna untuk membunuh kuman dan bakteri, serta menghilangkan debu dan partikel lainnya. Dari alat tersebutlah akan dapat diketahui polutan-polutan udara seperti asap rokok, cerutu, dan pipa, dan zat beracun. Akhirnya keberadaan asap tembakau akan selalu terdeteksi. Sebagian besar organisasi memang dengan cepat sedang bergerak menuju lingkungan kerja bebas asap rokok.

MUSIK

Sebuah sistem musik dapat menghasilkan beberapa hal yang baik. Musik di kantor dapat membantu produktivitas kerja dengan menghilangkan kebosanan dan monoton. Musik juga memiliki efek umum yaitu menghilangkan kelelahan mental dan fisik dan mengurangi ketegangan saraf. Jenis musik yang dimainkan dapat mempengaruhi produktivitas karyawan. Keberhasilan sistem musik secara signifikan dipengaruhi oleh sifat dari program musik. Jenis pekerjaan yang dilakukan harus dipertimbangkan dalam menentukan jenis musik. Misalnya untuk karyawan yang membutuhkan konsentrasi tingkat tinggi dalam bekerja harus diberikan jenis musik yang tenang.

KONSERVASI ENERGI DI KANTOR

A.    Program Konservasi Energi

Program konservasi energi terdiri dari beberapa komponen, termasuk komite konservasi energi, studi efisiensi energi dan pengembangan tujuan untuk menghemat energi.

·         Komite konservasi energi

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui energi total yang sedang digunakan.

·         Studi Energi Efisiensi

Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi daerah-daerah di mana energi yang berlebihan sedang digunakan.

·         Pengembangan Tujuan Konservasi Energi

Setelah studi efisiensi energi telah selesai, kemudian tujuan konservasi dikembangkan. Setiap upaya harus dilakukan untuk menjamin pencapaian pemerataan energi.

B.  Teknik Untuk Menghemat Energi

Dengan upaya bersama, banyak organisasi yang telah mampu mengurangi konsumsi energi mereka dengan paling sedikit 10 sampai 15 persen. Karena potensi dampak keuangan, konservasi energi harus menjadi prioritas utama dalam kebanyakan organisasi.

1.    Menghemat Energi Dalam Sistem Pencahayaan

Karena sistem pencahayaan dapat mengkonsumsi sebanyak 25 persen dari pengeluaran total energi, perhatian khusus harus difokuskan pada hal itu. Saran-saran berikut dapat menguraikan teknik konservasi energi dalam hal sistem pencahayaan:

·         Gunakan jumlah cahaya yang tepat untuk mengerjakan suatu pekerjaan. Sistem pencahayaan yang menyediakan jumlah cahaya yang sama di semua bidang tempat cenderung membuang-buang energi.

·         Mengembangkan praktik mematikan lampu saat tidak diperlukan.

·         Pertimbangkan untuk menginstal sistem kontrol lampu otomatis untuk membantu menghemat waktu.

·         Bersihkan lampu dan tabung secara teratur.

·         Gunakan warna-warna terang yang memantulkan cahaya lebih banyak ke seluruh kantor.

·         Ganti lampu yang sudah lama dengan yang baru untuk meningkatkan pencahayaan.

2.      Menghemat Energi pada Sistem Pemanasan / Pendinginan.

Energi yang digunakan untuk pemanasan / pendinginan juga mengkonsumsi sebagian besar dari alokasi total energi. Berikut adalah beberapa saran untuk menghemat energi:

·         Mengurangi suhu sampai 65 derajat Fahrenheit di musim dingin dan meningkatkan suhu sampai 78 derajat Fahrenheit di musim panas.

·         Pastikan jendela dan pintu tertutup dengan benar.

·         Mengatur suhu area kerja ketika tidak sedang digunakan.

·         Pastikan posisi pemanas dan peralatan pendingin benar untuk memastikan fungsi yang tepat.

·         Menjaga tingkat kelembaban yang tepat untuk meningkatkan kenyamanan bekerja.

C.    Tindakan Konserfasi Lainnya

Berikut adalah daftar tindakan konservasi lainnya:

·         Membeli peralatan yang memiliki tingkat efisiensi energi yang tinggi.

·         Gunakan satu suhu air (sekitar 95 derajat Fahrenheit) di toilet untuk menghindari keharusan untuk mencampur air panas dan dingin untuk mencapai suhu untuk mencuci tangan yang nyaman.

·         Mendorong karyawan untuk menghemat energi kapanpun dan dimanapun mereka berada.

·         Mendorong karyawan untuk menyesuaikan pakaian mereka untuk menghindari suhu kerja lebih hangat di musim panas dan suhu dingin di musim dingin.

KEAMANAN KANTOR

Keamanan kantor menjadi bidang perhatian yang signifikan di banyak organisasi. Keamanan memiliki dua dimensi: perlindungan fisik organisasi (seperti peralatan, mesin, dan furnitur) dan perlindungan informasi penting organisasi (data dan catatan). Diantara faktor-faktor yang harus diperiksa untuk menentukan kebutuhan dan tingkat keamanan adalah peralatan kantor, mesin kantor dan perabot kantor. Cara lain untuk melindungi keaman kantor yaitu membatasi akses ke daerah-daerah penting adalah cara umum untuk menyediakan lingkungan yang aman. Di antara perangkat yang digunakan untuk membatasi akses adalah foto Id dan sistem atribut fisik (paling sering sistem jari).

Tingkat keamanan lain yang disediakan oleh sistem kontrol lampu otomatis yang diaktifkan oleh salah satu gerakan atau sensor panas tubuh. Sistem ini, bila diaktifkan dapat dirancang untuk memanggil unit polisi otomatis kecuali mereka diganti oleh seorang karyawan dengan otorisasi yang tepat untuk melakukannya. Selain perangkat ini, banyak organisasi menggunakan televisi sirkuit tertutup untuk memberikan keamanan bagi suatu daerah. Penjaga keamanan juga umum digunakan di banyak organisasi. Sebuah sarana umum dapat mengamankan data penting yang tersimpan dalam sistem komputer adalah dengan mewajibkan penggunaan paswords untuk mengakses data. Untuk memaksimalkan keamanan, password dapat sering diubah. Dalam beberapa kasus, sistem yang digunakan membutuhkan dua atau lebih karyawan untuk memasukkan password sebelum data dapat diakses.